Před uzavřením notářské listiny měla by se shromáždit kompletní sada nezbytných dokumentů. Obvykle tyto dokumenty poskytuje současný vlastník pozemku, ale pokud jsme dříve provedli podrobný formální a právní průzkum, máme většinu dokumentů.
Mezi nezbytnými dokumenty požadovanými notářem k sepsání listiny je především doklad o vlastnictví pozemku. U pozemků s katastrem nemovitostí a hypotékou bude takovým důkazem aktuální výpis z katastru nemovitostí a hypotéky. Pokud vlastník takovou kopii nemá nebo je-li kopie starší než tři měsíce od data vystavení a nemáme čas čekat někdy několik týdnů na vydání nové kopie, můžeme u notáře domluvit osobně nebo prostřednictvím jeho zástupce kontrolu stavu katastru nemovitostí a hypotéky - nejlépe v den podpisu zákona.
Pokud pozemek nemá evidenci pozemků a hypoték, musí vlastník předložit další spolehlivé dokumenty, aby se ujistil, že je oprávněn s nemovitostmi nakládat. Může to být list vlastnictví, listina o koupi nebo jiné dokumenty jasně identifikující vlastníka vlastnického práva nebo trvalé užívání pozemku. Někdy tyto dokumenty mohou pocházet i před několika desítkami let.
Dalšími dokumenty jsou aktuální výňatek a výňatek z katastru nemovitostí s uvedením umístění a označení nemovitosti. Místo toho může být poskytnuta také aktuální mapa pro právní účely s pozemkem, který má být zakoupen. Takovou mapu lze získat v úložišti poviatových map nebo v obecních centrech geodetické a kartografické dokumentace.
Dalším nezbytným dokumentem je výňatek a výňatek z místního plánu územního rozvoje, který specifikuje aktuální stav pozemku a zamýšlené využití pozemku, které lze získat na obecním úřadu a ve městech - v sídle městského úřadu nebo městského a komunálního úřadu.
Rovněž stojí za to požádat současného vlastníka pozemku o potvrzení o zaplacení daně z nemovitosti a - pokud pozemek získal jako dědictví - doklady potvrzující nabytí dědictví a potvrzení o zaplacení dědické daně.
Po shromáždění všech výše uvedených dokumentů můžeme přistoupit k přípravě notářského zápisu.
Notářská listina musí obsahovat:
- údaje o účastnících smlouvy,
- popis předmětu smlouvy, upřesnění označení nemovitosti na základě výpisu z katastru nemovitostí a čísla katastru nemovitostí a čísla katastru nemovitostí a hypotéky,
- vymezení hranic nemovitosti na základě náčrtu z katastru nemovitostí
- aktuální výňatek ze čtyř částí katastru nemovitostí a hypotéky,
- přesná kupní cena,
- určení způsobu a data platby,
- informace o převodu vlastnického práva na kupujícího a o zpracování žádosti o registraci pozemků a hypoték územně příslušného okresního soudu ve věci zápisu změn do katastru nemovitostí a hypoték v II a IV,
- informace o poplatcích a daních účtovaných v souvislosti s převodem vlastnictví nemovitostí.
Další postup záleží na způsobu platby přijatém stranami za zakoupenou nemovitost: v hotovosti, potvrzeném šeku nebo bankovním převodem a kupujícím, který je obvykle povinen platit daně a platit poplatky spojené s vyhotovením notářského zápisu a převodem vlastnictví - může je zaplatit v hotovosti nebo šekem v kanceláři notář nebo je převést na jeho bankovní účet.
Podpisem notářské listiny vzniká povinnost zaplatit daň z nemovitosti.
